Mode d'enregistrement dans un cloud personnel
Depuis la version 1.0.1, il est possible de changer le dossier interne que le logiciel utilise pour stocker ses données. Avec cette possibilité, qui est 100% optionnelle, vous pouvez choisir d'utiliser votre fournisseur de cloud personnel afin de partager plus facilement vos dossiers de tenue de livres de Finance D.
10:12 Activer le mode d'enregistrement dans un cloud personnel
De quoi s'agit-il exactement ?
Le mode d'enregistrement dans un cloud personnel est en réalité un simple changement du chemin d'accès aux fichiers que le logiciel lis et enregistre à l'interne. Donc, en d'autres mots, c'est une modification du dossier d'enregistrement principal où Finance D sauvegarde vos dossiers de tenue de livres.
Puisque Finance D est conçu pour faire abstraction aux choses plus complexes des ordinateurs, le logiciel utilise un dossier local par défaut sans que vous ayez eu besoin de choisir son endroit dans votre ordinateur. C'est un avantage qui aide à simplifier la prise en main du logiciel pour les utilisateurs qui sont moins à l'aise avec les ordis.
Toutefois, si vous maîtrisez bien les ordinateurs, vous savez qu'il est possible de se servir d'un cloud personnel tels que OneDrive, Google Drive ou Dropbox pour partager des dossiers d'un ordinateur à un autre. Donc, comment faire pour utiliser un cloud si Finance D enregistre dans un dossier local sans que nous ayons le choix de ce dossier d'enregistrement ?
Ce mode d'enregistrement est la solution qui permet de choisir optionnellement d'utiliser un dossier cloud personnel pour partager vos dossiers de tenue de livres de Finance D avec d'autres ordinateurs.
Considérations importantes
Bien que ce mode d'enregistrement soit très utile dans certain cas, il peut aussi être néfaste si vous n'êtes pas au courant des informations ci-dessous.
À l'origine, le logiciel Finance D n'était pas conçu pour partager un même dossier en temps réel pour plusieurs personnes connectées.
De ce fait, il n'y a pas de synchronisation en temps réel quand plusieurs personnes sont connectées dans un même dossier qui se trouve dans votre cloud personnel.
Le logiciel va effectivement lire et enregistrer dans votre cloud, et toute personne qui ouvrira le dossier Finance D va initialement voir le contenu à jour qui provient du cloud (ce qui est excellent). Mais, si plus d'une personne travaillent sur le même dossier chacun à partir de leur ordinateur, l'interface du logiciel chez chaque personne ne suivra pas automatiquement les changements que l'autre fait sur son ordinateur.
La synchronisation automatique se produit quand le logiciel ouvre le dossier de tenue de livres. Donc, au moment où vous ouvrez / redémarrez le logiciel pour travailler dans un dossier de tenue de livres.
Quand utiliser l'enregistrement cloud ?
Quand vous n'avez pas l'intention d'être plusieurs utilisateurs à travailler en même temps sur le même dossier de tenue de livres, cette fonction sera idéale pour vous.
Exemple #1 :
Je suis le seul utilisateur du logiciel, mais je veux travailler sur mon dossier de tenue de livres sur mon ordinateur de bureau et sur mon laptop.
Exemple #2 :
Nous sommes plusieurs personnes dans l'entreprise à travailler sur le même dossier, mais nous ne serons pas connectés en même temps dans le dossier de tenue de livres.
Exemple #3 :
Nous sommes plusieurs à travailler en même temps dans le même dossier, mais nous sommes tous conscients que le logiciel ne synchronise pas en temps réel. Donc aucun de nous ne fera de modification contradictoire. (ex: Personne ne va créer une facture au nom d'un client qu'une autre personne aurait supprimé).
Quand NE PAS utiliser l'enregistrement cloud ?
Pour les raisons mentionnées ci-haut, il est déconseillé que plusieurs personnes travaillent en même temps dans un dossier de tenue de livres commun à partir de leur cloud personnel pour éviter des erreurs de synchronisation.
Donc, quand vous avez l'intention d'être plusieurs utilisateurs à travailler en même temps sur le même dossier de tenue de livres, cette fonction pourrait vous causer des problèmes.
Exemple #1 :
Simon est sur son ordinateur à Saint-Hyacinthe et Marie est sur son ordinateur à Montréal. Si les deux personnes sont sur le même dossier de tenue de livres, les deux ne verront pas les changements de l'autre avant de réouvrir le dossier.
Exemple #2 :
Pierre-Luc, Maxime et Christine sont associés dans la même entreprise. Ils veulent tous utiliser Finance D à partir de leur propre ordi. Quand chacun ouvrira le dossier partagé, ils seront connectés en même temps sur le même dossier. Ce qui risque d'arriver est que Pierre-Luc modifie une facture sans que Christine voit le changement se produire en temps réel. La prochaine fois que Christine va ouvrir le dossier, elle va voir le changement que Pierre-Luc avait fait et ainsi de suite.
Activer le mode d'enregistrement cloud
1. Créez et exportez une copie de sauvegarde
Avant d'activer le mode d'enregistrement cloud du logiciel, ouvrez chacun des dossiers de tenue de livres existants que vous voulez transférer pour créer une copie de sauvegarde et l'exporter dans un endroit connu de votre ordinateur.
2. Choisir le dossier cloud personnel à utiliser
Pour activer le mode d'enregistrement cloud sur votre ordinateur, redémarrez d'abord le logiciel. Ensuite, à la fenêtre de connexion, cliquez sur l'icône de nuage en bas à gauche afin de choisir le dossier où vous voulez que le logiciel enregistre ses données.
3. Importez une copie de sauvegarde dans le cloud
Quand le mode d'enregistrement dans votre cloud personnel est actif, cliquez sur le bouton "Importer un dossier existant" pour ajouter une copie de ce dossier dans le nouveau dossier d'enregistrement cloud.
Partager un dossier existant à un autre ordinateur
Quand vous avez activé le mode d'enregistrement cloud sur votre ordinateur, Finance D va lire et enregistrer dans ce dossier partagé qui se trouve dans votre cloud personnel. Donc, pour rendre le dossier accessible à un autre ordinateur, il faudra d'abord activer le mode cloud sur cet ordi également. Ensuite, importer la copie de sauvegarde.
- Installez et activez le logiciel Finance D sur l'autre ordinateur si ce n'est pas déjà fait.
- Activez le mode cloud en pointant vers le même dossier cloud partagé que l'ordinateur d'origine.
- Importez la copie de sauvegarde du dossier de tenue de livres pour y avoir accès.
- Terminé. Vous pouvez maintenant ouvrir le dossier et vos changements seront visibles sur l'autre ordinateur quand le dossier sera ré-ouvert.
Quand ces étapes sont faites, il n'y a plus rien à faire pour les prochaines fois. Ce qui est long est seulement l'étape initiale d'activation et ça en vaut l'effort. Le mode cloud restera actif jusqu'à ce que vous décidiez de l'enlever.
Désactiver le mode d'enregistrement cloud
Voici comment désactiver le mode d'enregistrement dans votre cloud personnel :
- Cliquez sur l'icône de nuage en bas à gauche de la fenêtre de connexion Finance D.
- Cliquez sur "Désactiver le mode cloud".
- Confirmez en cliquant sur "Oui".
Changer le dossier d'enregistrement cloud actif
Voici comment changer le dossier actif du mode d'enregistrement dans votre cloud personnel :
- Cliquez sur l'icône de nuage en bas à gauche de la fenêtre de connexion Finance D.
- Cliquez sur "Modifier".
- Choisissez le nouvel endroit sur votre ordinateur.