Archiver un dossier
Quand vous avez trop de factures dans votre dossier, ou que vous voulez commencer une nouvelle période comptable, il est possible d'archiver votre dossier Finance D selon une date de transition.
Voici comment archiver votre dossier Finance D :
- Ouvrez d'abord le dossier que vous voulez archiver.
- Ensuite, ouvrez la fenêtre d'options.
- Cliquez sur l'onglet "Mon dossier".
- Cliquez sur "Afficher la section avancée".
- Sélectionnez une date maximale pour déterminer quelles factures seront archivées.
- Cliquez sur le bouton "Archiver mon dossier jusqu'à la date choisie".
- Choisissez le nom de l'archive et confirmez en cliquant sur "Créer l'archive".
- Après la confirmation du succès de l'archivage, le logiciel va redémarrer pour appliquer les changements.
Si l'archive est créée avec succès, vous remarquerez que votre dossier de tenue de livres actuel contient maintenant que les factures dont la date est supérieure à la date maximale que vous aviez choisie. Toutes les autres factures sont maintenant contenues dans le nouveau dossier d'archive de façon indépendante.
Quand vous créez une archive de votre dossier, celui-ci reste intacte. En effet, tous vos clients, fournisseurs et paramètres resteront identiques. La seule différence sera le nombre de factures de revenus et de dépenses qu'il contient. Cette fonction ressemble à une copie de sauvegarde, mais elle diffère dans le fait qu'elle créer un nouveau dossier indépendant qui sert seulement à archiver du vieux contenu.
Pourquoi archiver les factures de votre dossier ?
La raison la plus commune est de libérer votre dossier des factures qui concernent une période comptable terminée et close dont vous n'avez plus besoin de consulter activement.
Il y aussi l'aspect de la performance du logiciel qui peut entrer en ligne de compte. En fait, si vous avez des milliers de factures, le logiciel doit les charger à chaque fois. Donc, il pourrait devenir plus lent quand vous en avez trop.
Bref, cette fonction permet de garder tous vos paramètres, clients et fournisseurs actuels. Mais, en archivant les vielles factures inutiles.
Quand ne pas utiliser cette fonction ?
Si vous n'avez pas un grand volume de factures, il est beaucoup plus pratique de tout garder dans le même dossier. Les rapports et la recherche de facture sont amplement capables de filtrer les factures selon des périodes de dates précises.
Bref, si vous n'éprouvez aucun ralentissement du logiciel dû à un grand nombre de factures, il est mieux de ne pas archiver votre dossier car c'est plus pratique.