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Envoyer une facture de revenus par courriel

Résumé​

Pour envoyer vos factures de revenus par courriel, il faut premièrement créer une nouvelle facture ou afficher une de vos factures existantes dans la fenêtre principale du logiciel. Deuxièmement, cliquez sur le bouton avec le logo d'imprimante au bas de l'écran principal afin d'ouvrir la fenêtre dédiée à l'impression et à l'envoi par courriel. Troisièmement, cliquez sur le bouton d'envoi par courriel de la fenêtre d'impression et suivez les étapes qui s'affichent à l'écran.

1. Créez une nouvelle facture de revenus ou affichez une facture de revenus existante.​

Pour envoyer vos factures de revenus par courriel, il faut d'abord que la fenêtre principale du logiciel affiche une facture de type "Revenus" qui soit valide.

Donc, les deux options pour arriver à cette étape sont les suivantes :

2. Cliquez sur le bouton avec le logo d'imprimante au bas de la facture.​

Quand vous aurez une facture de revenus valide affichée dans la fenêtre principale de Finance D, vous devriez voir un bouton en bas à gauche de la fenêtre principale qui contient un logo en forme d'imprimante. Si ce bouton n'est pas visible, c'est soit parce que votre facture contient une erreur, ou que vous êtes dans une facture de type "Dépenses" qui ne peut pas être imprimée ni envoyée par courriel.

Cliquez sur le bouton avec le logo en forme d'imprimante comme dans l'image ci-dessous :


3. Vérifiez que vos informations de contact, ainsi que celles du client, incluent les adresses courriel.​

Pour pouvoir envoyer votre facture par courriel, il faut que votre adresse courriel ainsi que celle du client soient toutes les deux définies. Assurez-vous donc que vos informations de contact ainsi que celles du client incluent les adresses courriel.

  • Vérifiez que vos informations de contact personnelles sont bien remplies et que vous avez ajouté votre adresse courriel.
  • Faites de même pour le client que vous facturez en vérifiant que ses informations de contact sont bien remplies et que vous avez ajouté son adresse courriel.

Vous devriez voir les deux adresses courriel dans la section "Facturé par" et "Facturé à" de votre facture, comme dans l'image ci-dessous :


4. Cliquez sur le bouton envoyer par courriel​

Quand votre adresse courriel ainsi que celle du client sont définies, cliquez sur le bouton bleu en bas à droite de la fenêtre.


5. Confirmer l'envoi​

La méthode par défaut pour envoyer votre facture par courriel n'est pas automatisée, car elle n'utilise pas le protocole SMTP qui doit être manuellement configuré par vous. Donc, cette méthode de base, votre programme de messagerie personnel va s'ouvrir avec le sujet et le message prérempli. Mais, attention, la pièce jointe de la facture en fichier .PDF doit manuellement être ajouté à ce courriel.


Option avancée : Configurer l'envoi des courriels avec SMTP.​

Si vous voulez automatiser l'envoi du courriel en utilisant le protocole SMTP de votre fournisseur de messagerie électronique, vous allez devoir configurer manuellement les paramètres requis. Or, chaque fournisseur est unique ce qui rend la complexité plus avancée, mais avec une recherche sur Google, vous pouvez y arriver en quelques minutes et ce sera très pratique à long terme.

Pour envoyer vos factures avec la méthode automatisée qui se sert du protocole SMTP, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur l'icône d'options de la petite fenêtre d'envoi par courriel.

  1. Choisissez la méthode "SMTP : Automatisation avec votre adresse courriel (configuration requise)".
  2. Choisissez votre fournisseur de service courriel. Par exemple : Hotmail, ou Autre.
  3. Définissez les paramètres SMTP uniques de votre fournisseur de messagerie électronique.
  4. Entrez le mot de passe de votre adresse courriel.
  5. Cliquez sur le bouton "Enregistrer ces paramètres".

  1. Finalement, cliquez sur le bouton "Envoyer le courriel".

Une notification au bas de la fenêtre vous indiquera si l'envoi par SMTP a été un succès ou s'il y a eu une erreur.

Comment régler le problème d'envoi par courriel avec Gmail ?​

Quand votre adresse courriel provient de Google, donc une adresse Gmail comme hello@gmail.com, vous allez rencontrer un problème inévitable pour l'envoi de vos factures par SMTP.

Il y a deux solutions possibles, mais seulement celle qui est la meilleure sera décrite ci-dessous.

1. Créer un mot de passe d'application dans votre compte Google.​

Le mieux pour réussir à accomplir cette étape est de consulter le guide officiel écrit par Google à l'adresse suivante : https://support.google.com/mail/answer/185833?hl=fr

En résumé, il faut créer un mot de passe spécifique pour envoyer vos factures par courriel avec votre adresse Gmail, dans Finance D. L'interface Google en date du 2021-10-29 ressemblait à l'image ci-dessous :


2. Insérer ce mot de passe d'application dans les configurations de Finance D.​

Lorsque Google vous a donné le mot de passe spécifique que vous voulez attribuer à votre adresse Gmail, copiez-le et insérez-le dans les configurations SMTP de Finance D, comme dans les images ci-dessous :


PS: N'essayez pas d'utiliser le mot de passe dans l'image, il a été supprimé après avoir fait l'exemple :)


Enfin, vous pouvez donc maintenant enregistrer vos configurations et envoyer vos factures automatiquement à partir de Finance D. (Vous n'aurez plus besoin de faire ces étapes sauf si vous changez votre mot de passe Gmail).



Terminé​

En conclusion, nous avons vu qu'il est possible d'envoyer votre facture de revenus par courriel soit de la méthode manuelle qui utilise votre programme de messagerie électronique personnel ou soit avec la méthode automatisée qui utilise le protocole SMTP de votre fournisseur de messagerie électronique.

Pour plus d'informations, veuillez SVP contacter Finance D par courriel.