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Créer une facture de dépenses

La création d'une facture d'achats est quasiment identique à la création d'une facture de revenus. Les seules différences sont celles-ci :

  • Le numéro de facture n'est pas généré automatiquement (car c'est inapplicable).
  • Les catégories financières sont différentes pour les dépenses que pour les revenus.

Tout le reste est identique donc vous n'avez rien de plus à apprendre.

Résumé des étapes pour la création d'une dépense​

Pour créer une facture de dépenses, il faut au minimum inscrire le nom de votre fournisseur (ex : le magasin du vendeur), entrer un montant et le code taxe applicable (si vous êtes enregistrés aux taxes du Québec). Ensuite, il faut choisir la bonne catégorie financière (ex : "Services" ou "Ventes"). Finalement, cliquez sur le bouton imprimer ou enregistrer la facture.


1. Écrire le nom du fournisseur​

La première étape est d'indiquer le nom de votre fournisseur. Il s'agit du magasin, ou de la personne qui vous demande de les payer pour votre achat. Finance D, détecte automatiquement si un nom existe déjà ou non dans votre liste de fournisseurs. S'il n'existe pas, il sera créé en sauvegardant la facture et vous n'avez rien de plus à faire.

Vous n'avez pas immédiatement besoin d'ajouter plus d'information à propos d'un nouveau fournisseur. Il sera possible d'ajouter des détails quand cela vous semblera utile en cliquant sur le logo en forme de personnage.

2. Indiquez le numéro de la facture​

Deuxièmement, inscrivez le numéro de facture qui apparait sur votre preuve d'achat (la facture originale que le fournisseur vous a donné).

Toutefois, il peut arriver qu'un fournisseur vous donne une facture qui n'a pas de numéro. Dans ces cas exceptionnels, inscrivez un point d'interrogation "?" dans la case du numéro de facture pour indiquer à Finance D qu'il faut ignorer la validation du numéro.

3. Inscrire le montant de la facture​

Troisièmement, il faudra inscrire le montant à payer dans la colonne "MONTANT".

Si vous êtes enregistrés aux taxes du Québec, faites le calcul des taxes à l'étape #4 qui suit. Sinon, écrivez le grand total de la facture comme montant.

4. Sélectionner la taxe applicable​

Si vous devez calculer vos taxes à payer au gouvernement, il suffit de choisir le code taxe qui s'applique selon ce qui est écrit sur votre facture originale.

Par exemple:

  • Le code taxe "QC" calculera la TPS/TVQ selon le taux en vigueur au Québec à partir du montant de la facture avant taxes (calcul de taxes régulier).
  • Quand vous avez des factures taxes incluses, choisissez le code taxe "QC-i" pour calculer les taxes à partir du grand total de la facture (calcul de taxes inversé).

5. Sélectionner la catégorie financière​

La catégorie financière est le compte qui sera visible dans votre état des résultats. Si vous placez le montant dans la catégorie "Services", le montant sera reporté à ce compte. Dans les termes comptables, il s'agit du compte de votre plan comptable.

6. Imprimer ou enregistrer la facture​

Lorsque votre facture de dépense est complète, cliquez sur le bouton "ENREGISTRER LA FACTURE" pour la sauvegarder.



Terminé​

Quand vous avez enregistré la facture, l'interface du logiciel affichera un message de succès.

Puisqu'elle est sauvegardée, cette facture sera maintenant visible dans la fenêtre de recherche de factures du logiciel ("Mes factures") où toutes vos factures sont conservées.